Aby zaoszczędzić czas oraz przyspieszyć obsługę klientów dzwoniących do naszej firmy, warto zastanowić się nad uruchomieniem w naszej centrali cyfrowej sekretarki. Polega ona na tym, że po zadzwonieniu na numer na który włączona jest sekretarka, dzwoniący usłyszy zestaw komunikatów. Do wyboru mamy zestaw standardowych instrukcji, lub możliwość nagrania własnych.
Aby stworzyć nową sekretarkę, wchodzimy w panelu administracyjnym w zakładkę Digital Receptionists, a następnie wybieramy opcję Add.
Teraz wpisujemy nazwę, następnie wybieramy obsługiwany numer, później decydujemy się na typ sekretarki. Do wyboru posiadamy 5 różnych opcji:
-Standard: wybieramy na klawiaturze numery od 0 do 9 aby wykonać akcję,
-DTMF Input: możemy wprowadzać więcej niż jedną cyfrę aby wybrać interesującą nas opcję,
-Launch Script: uruchamiany jest skrypt który wskażemy. Możemy za jego pomocą na przykład odczytywać numery telefonów i kierować połączenia bezpośrednio do odpowiedniej kolejki.
-Wake up: używane w hotelach jako ustawienie przypomnienia, bądź budzika
-MS Exchange: delegowanie funkcjonalności poczty głosowej do serwera Exchange
Po wybraniu typu, wybieramy komunikat który chcemy odtworzyć po połączeniu.
Widok kolejnej tabeli jest inny dla każdego typu sekretarki, tutaj pokażę ustawienie na przykładzie DTMF Input.
Chcę, aby po wpisaniu na klawiaturze 10, przekierowano oczekującego do sekretariatu, po wpisaniu 11 powtórzyć komunikat, a po wpisaniu 12 odtworzyć komunikat i zakończyć połączenie. Po ustawieniu wyglądać to będzie tak
Kolejne opcje dotyczą już zachowania kiedy nie wprowadzono żadnego numeru, albo kiedy wprowadzony numer jest niepoprawny.
Po ustawieniu wszystkich interesujących nas opcji, zatwierdzamy naszą sekretarkę przyciskiem OK u góry strony. Od tej pory numer który wybraliśmy obsługuje automatyczna sekretarka.
Jeżeli jesteś zainteresowany wprowadzeniem centrali 3CX w swojej firmie zachęcamy do kontaktu przez formularz kontaktowy, gdzie pomożemy Ci dobrać idealną ofertę.