Zdarza się, że terminy “backup” i “archiwizacja” używane są naprzemiennie, co stanowi dość istotny błąd. Warto więc bardziej poznać obie metody, aby móc je rozróżniać w prawidłowy sposób. Mówiąc w skrócie archiwizacja to czynność polegająca na przeniesieniu danych w inne miejsce pamięci masowej, zazwyczaj jest to wolniejszy nośnik, natomiast backup to szereg czynności polegających na stworzeniu kopii bezpieczeństwa zawierającej najważniejsze pliki.
Bezpieczna archiwizacja danych
Archiwizacja danych jest z kolei metodą, w której najważniejszą czynnością wykonywaną na ważnych danych nie jest ich kopiowanie, ale przenoszenie na inny, zazwyczaj wolniejszy nośnik. Podlegają jej przede wszystkim dane, które są rzadko użytkowane, a które niepotrzebnie zajmują przestrzeń np. na firmowych dyskach. Są to między innymi faktury, raporty, sprawozdania czy zdezaktualizowane bazy danych. Dzięki archiwizacji dane są przenoszone na bezpieczniejsze nośniki, gdzie są odpowiednio katalogowane. Nośniki te są wolniejsze, ale za to tańsze w utrzymaniu. Oprócz tego zróżnicowany jest czas dostępu do danych. W przypadku tych ważniejszych jest on szybszy niż w przypadku tych mniej używanych. Warto także pamiętać, że zarchiwizowane dane również mogą podlegać backup’owi. 
Co to jest backup?
Backup obejmuje zazwyczaj system operacyjny oraz najważniejsze aplikacje, jednakże można go również wykorzystać przy tworzeniu kopii zapasowych wszelkiego rodzaju dokumentów. Taka kopia umożliwia odtworzenie danych w przypadku uszkodzenia, zniszczenia lub wystąpienia awarii ich nośnika. Współcześnie stosowane rozwiązania informatyczne umożliwiają całkowitą automatyzację wykonywania kopii, która eliminuje ryzyko wystąpienia błędu z winy człowieka. Obecne kopie bezpieczeństwa są również na tyle efektywne, że nie zakłócają pracy komputerów, tylko dokonują wszystkich koniecznych operacji w tle. Warto także pamiętać, że pliki, które będą zabezpieczone kopią zapasową, powinny znaleźć się na innych nośnikach niż oryginalne – np. w chmurze lub na nośnikach zewnętrznych.
Należy pamiętać, że backup chroni również przed błędami aplikacji lub użytkownika jak na przykład przypadkowe usunięcie lub utrata danych. To rozwiązanie sprawdza się również, w przypadku konieczności zabezpieczenia przed złośliwymi zmianami wprowadzonymi do witryny internetowej.