Nextcloud jest usługą chmurową pozwalającą przechowywać pliki w bezpiecznym miejscu oraz uzyskać do nich dostęp z każdego zakątka Ziemi, warunkiem jest posiadanie dostępu do Internetu. Jednakże w przypadku chęci bezpośredniej edycji dokumentów biurowych pojawia się problem. Domyślna instalacja Nextcloud nie posiada bowiem żadnego edytora pozwalającego na tworzenie i zmianę dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych jak i prezentacji multimedialnych. Z pomocą przychodzi OnlyOffice DocumentServer.
OnlyOffice czyli edycja dokumentów w przeglądarce
DocumentServer jest to dodatkowy serwer pozwalający w łatwy i przyjemny sposób dokonywać edycji plików biurowych znajdujących się na serwerze Nextcloud. Wystarczy utworzyć nowy plik, bądź otworzyć już istniejący a okno edytora zostanie natychmiast otwarte. OnlyOffice zapewnia pełne wsparcie dla najpopularniejszych formatów plików, odpowiednio:
- Dokumenty tekstowe: .DOCX
- Arkusze kalkulacyjne: .XLSX
- Prezentacje: .PPTX
Pozostałe formaty (ODT, DOC, RTF, HTML, OD, XLS, ODS, OTS, ODP, CSV, PPT) posiadają mniejszy stopień kompatybilności co może powodować niewielkie problemy z prezencją lub formułami zapisanymi w arkuszach kalkulacyjnych.
Każdy z edytorów jest w takim samym stopniu rozbudowany jak odpowiedniki z innych pakietów biurowych np. Microsoft Office. W przypadku dokumentów tekstowych wykorzystywany jest procesor tekstu umożliwiający nie tylko na edycję samego tekstu co pełną modyfikację szaty typograficznej.
Edytor arkuszy kalkulacyjnych pozwala w łatwy sposób przetwarzać dane, tworzyć skomplikowane formuły jak i umieszczać różnego rodzaju wykresy oraz diagramy.
W przypadku tworzenia prezentacji do dyspozycji użytkownika zostaje oddane pełnoprawne narzędzie umożliwiające łączenie grafik, filmów oraz teksu. Mnogość gotowych szablonów oraz wsparcie dla animowanych przejść umożliwia utworzenie spójnych prezentacji.
Wszystkie te możliwości są dostępne z poziomu przeglądarki. W przypadku dokonywania poprawki nie ma konieczności pobierania i edycji dokumentu a następnie jego przesłania. Cała praca odbywa się na pliku znajdującym się bezpośrednio w usłudze Nextloud.
Praca grupowa
Jedną z największych zalet OnlyOffice Document Server jest możliwość pracy grupowej. Nie ma konieczności martwienia się, który z pracowników posiada aktualną wersję pliku, bądź problemów z wspólną pracą nad jednym projektem. Każda z osób dokonująca edycji jest oznaczona innym kolorem. Pozwala to rozróżnić co dany pracownik wprowadza do pliku. Dodatkowo istnieją dwie metody komunikacji. Pierwsza to wewnętrzny chat pozwalający na bieżąco komunikować się z innymi użytkownikami dokonującymi edycji dokumentów. Druga to tworzenie komentarzy. Umożliwiają one opisanie w jaki sposób edytować dany fragment dokumentu tak aby inne osoby były w stanie odczytać zapisaną informację w późniejszym czasie i dokonać poprawek.
Bardzo pomocna jest również funkcja „Cofnij” zaadoptowana do pracy grupowej. W przypadku OnlyOffice cofanie obejmuje jedynie te zmiany, które dokonał użytkownik wywołujący akcję. Oznacza to, że nie trzeba się martwić o przypadkowe usunięcie postępów pracy współpracownika.
Jeśli szukasz rozwiązania pozwalającego przechowywać pliki jak i dokonywać ich edycji nawet w kilkanaście osób jednocześnie zachęcamy do zainteresowania się ofertą serwerów Nextcloud współpracujących z serwerami dokumentów OnlyOffice. W przypadku dodatkowych pytań zachęcamy do skorzystania z formularza kontaktowego.