Faktura, zamówienie, PZ i WZ opisują jeden zakup z różnych stron: zamówienie zawiera uzgodnione warunki, faktura określa zobowiązanie, PZ potwierdza przyjęcie towaru przez kupującego, a WZ dokumentuje wydanie towaru przez dostawcę. WZ pomaga prześledzić dostawę, lecz nie zastępuje PZ. Gdy zamówienie i faktura obejmują sto sztuk, a magazyn przyjął dziewięćdziesiąt osiem, prywatne AI działające przy ERP może zestawić potrzebne dane na serwerach wirtualnych G2E. Ocena wskazuje źródło rozbieżności i pilność sprawy, ale nie zmienia dokumentów ani nie zatwierdza płatności.
Zamówienie, PZ, WZ i faktura
Każdy dokument odpowiada na inne pytanie. Zamówienie określa dostawcę, pozycje, ilość, cenę, walutę i warunki dostawy. PZ potwierdza, co kupujący rzeczywiście przyjął do magazynu. WZ opisuje wydanie po stronie dostawcy i bywa pomocny przy śledzeniu partii. Faktura zawiera kwotę zobowiązania, podatek, termin płatności oraz odwołanie do zakupu.
Porównanie nie sprowadza się do zgodności numerów. Obejmuje identyfikatory źródłowe, pozycje, ilości, ceny i ustalone tolerancje. Ten sam numer zamówienia może występować na fakturze, choć ilość przyjęta jest mniejsza. Baza robocza przechowuje jedynie pola potrzebne do oceny oraz odwołania do dokumentów pozostających w ERP. Rozdzielenie treści źródłowej od roboczego zestawu ogranicza również ryzyko, że starsza kopia zostanie uznana za bieżący dokument.
Różnica dwóch sztuk jednej pozycji
W rozpatrywanym przypadku zamówienie i faktura mówią o stu sztukach. PZ potwierdza przyjęcie dziewięćdziesięciu ośmiu. Rozbieżność nie dotyczy dwóch brakujących linii dokumentu. Chodzi o dwie sztuki jednej pozycji. Taki opis kieruje wyjaśnienie do właściwego miejsca i nie sugeruje błędu ceny ani podatku.
Przyczyną może być dostawa częściowa, opóźnione przyjęcie drugiej partii, pomyłka indeksu albo niepełny zapis magazynowy. Z WZ można odczytać ilość wydaną przez dostawcę. Faktyczne przyjęcie nadal potwierdza PZ. Jeżeli WZ także obejmuje sto sztuk, nadal trzeba ustalić, czy dwie sztuki nie dotarły, czekają na przyjęcie lub zostały zapisane pod innym indeksem. Model ma przytoczyć dane i źródła użyte w porównaniu. Ogólna etykieta ryzyka nie wyjaśni rozbieżności.
Ograniczony zakres danych dla lokalnego modelu
Do pierwszej oceny zwykle wystarczą identyfikator sprawy, numery dokumentów, indeks pozycji, ilości, cena, tolerancja i termin płatności. Skan faktury jest potrzebny tylko wtedy, gdy danych nie da się odczytać z ERP. Pełne archiwum zakupów dostawcy nie wnosi nic do wyjaśnienia dwóch sztuk i nie powinno trafiać do obszaru roboczego.
Lokalny model, aplikacja pośrednicząca i baza robocza mogą działać na serwerach wirtualnych G2E połączonych prywatną siecią z hostowanym ERP. Dane potrzebne do analizy pozostają w środowisku kontrolowanym przez organizację. Organizacja z integratorem ustala zakres pobieranych pól, konta, retencję materiału roboczego i sposób przekazywania wskazania do użytkownika.
Każda ocena zachowuje identyfikator sprawy, pochodzenie pól i wersję konfiguracji użytej do analizy. Komentarz użytkownika może opisać przyczynę błędnego wskazania. Nie trafia automatycznie do materiału uczącego. Dostęp do modelu również nie rozszerza praw w ERP: finanse widzą dane płatnicze, zakupy warunki handlowe, a magazyn informacje o przyjęciu.
Odpowiedzialność przy spornej fakturze
Finanse prowadzą księgowy obieg faktury i oceniają wpływ wyjątku na płatność. Zakupy wyjaśniają warunki zamówienia oraz kontakt z dostawcą. Magazyn ustala, czy brakujące dwie sztuki są w drugiej partii, zostały przyjęte pod innym indeksem albo nie dotarły. Każda odpowiedź wraca pod wspólny identyfikator sprawy, aby kolejna rola nie odtwarzała porównania od początku. IT i integrator dbają o działanie połączenia oraz poprawne przekazanie danych, bez przejmowania uprawnień biznesowych.
Ocena AI służy do skierowania sprawy. Nie koryguje kwoty, daty, PZ ani statusu księgowego. Po ustaleniu przyczyny uprawniona osoba uzupełnia przyjęcie, prosi o korektę faktury lub stosuje uzgodniony sposób rozliczenia. Zapis powinien rozróżniać sugestię narzędzia, wyjaśnienie roli biznesowej i operację wykonaną w ERP.
Kolejka według skutku finansowego
Termin płatności wpływa na kolejność obsługi, ale sam nie przesądza o zasadności dokumentu. Najwyżej trafiają sprawy z bliskim terminem, dużą kwotą lub brakiem dowodu przyjęcia. Drobna rozbieżność w ramach zatwierdzonej tolerancji może przejść inną ścieżką niż niezgodny NIP albo faktura bez zamówienia. Każde kryterium musi mieć źródło w regule organizacji.
Podobne przypadki z przeszłości są użyteczne tylko w dopuszczonym zakresie. Wystarcza typ rozbieżności, obowiązująca tolerancja i sposób zamknięcia porównywalnej sprawy. Nazwy osób, pełna historia dostawcy i niezwiązane dokumenty nie są potrzebne do ustalenia, kto ma wyjaśnić bieżący wyjątek.
Dobrze opisana sporna faktura wskazuje sto sztuk na zamówieniu i fakturze, dziewięćdziesiąt osiem na PZ, rolę badającą różnicę oraz wpływ na termin płatności. Pozostałe zgodne dokumenty mogą iść dalej, a ta jedna sprawa nie ginie w ogólnej kolejce ani nie zostaje rozliczona na podstawie samej oceny modelu.